Anne van Brouwer Voeding appt dat er twintig gasten bij komen, en de catering moet vóór vrijdag rond zijn.
Pier Events in Rotterdam is een voorbeeldbedrijf, een bureau met eigen verhuur en op zaterdag een bedrijfsfeest voor 350 gasten.
Eén wijziging, en vier documenten moeten los van elkaar om.
De offerte klopt al niet meer, en bevestigen moet vóór vrijdag.
Leveranciers en crew hebben elk een andere versie.
Of het rond komt, hangt aan een geel papiertje.
Gastenlijst, begroting, cateringofferte en draaiboek staan los van elkaar. Twintig gasten erbij is vier keer aanpassen, en hopen dat de versies kloppen.
Offerte, begroting, leveranciers en draaiboek aan elkaar gekoppeld, zodat een wijziging maar één keer hoeft.
Het draaiboek gaat als bestand rond, van v1 tot v5, en iedereen werkt met een andere versie.
Het draaiboek als één planning voor opbouw, techniek, catering en programma, met voor iedereen dezelfde versie.
Offertes komen per mail, bevestigingen in WhatsApp, en de klant belt om te horen hoe het staat.
Leveranciers die zelf bevestigen, en een klant die het draaiboek zelf ziet.
De packlijst is een print van gisteren. Pas op de laadvloer blijkt wat echt vrij is, en wat nog bij een ander evenement staat.
Per evenement het materiaal, met wat vrij is, wat is ingehuurd en wat mee moet in welke rit.
Staat jullie materiaal in Rentman of de ticketverkoop in Weeztix, dan sluiten we daarop aan in plaats van het te vervangen. Een crewplanner die goed werkt, blijft ook. Wat we bouwen is het stuk dat nu in Excel, mail en WhatsApp zit.
Daarom volgt het systeem jullie draaiboek, en niet andersom. Wat elke keer terugkomt, zoals leveranciers, materiaal en crew, leggen we vast.
Dat hoeft niet weg. Alle drie hebben een koppeling; wij bouwen wat ertussen ontbreekt.
Dan bouwen we in het laagseizoen en halen we jullie mensen alleen voor het ontwerp erbij.
Ja. Bij zakelijke evenementen tellen de gastenlijst, de begroting en een klant die meekijkt. Bij festivals en buitenevenementen is het draaiboek ook een dossier, met vergunningen, een veiligheidsplan en muziekrechten. Bij verhuur en productie draait alles om materiaal, van wat vrij is tot wat beschadigd terugkomt.
Eén vaste prijs, afgesproken na het ontwerp. Die hangt af van wat we eerst bouwen: het draaiboek, of ook de koppeling tussen offerte, begroting en leveranciers. Pas na jullie akkoord bouwen we, als het kan in het laagseizoen.
We komen langs op kantoor en in het magazijn, en kijken als het kan mee bij een opbouw. Daarna krijg je een kort verslag van wat we zouden bouwen, en wat eerst.
Vaste prijs, na akkoord op het ontwerp. Code en gegevens staan op jullie naam.
Zo verlopen die weken