Donderdag komt het rolbericht binnen, met een termijn die niet gemist mag worden.
Stam & Veen in Amsterdam is een voorbeeldbedrijf, een kantoor met twee partners, een stagiaire en een secretariaat.
De termijn gaat in de agenda, op een briefje en in één hoofd. De stagiaire ziet hem nergens.
De conflictcheck is een vraag over de gang, en het UBO-uittreksel volgt later per mail.
De vraag staat in WhatsApp, en de tijd die het kost wordt nergens geschreven.
12,5 uur, achteraf uit het hoofd. De appjes met Van Dam zitten er niet bij.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 208 | 21-9 | 0412 | dossier lezen | 4,0 |
| 209 | 22-9 | 0412 | CvA opzet | 3,0 |
| 210 | 23-9 | 0412 | producties | 1,5 |
| 211 | 24-9 | 0412 | CvA v3 | 4,0 |
| 212 | week | 12,5 |
Het rolbericht komt per mail en de termijn gaat met de hand in de rolagenda. De dubbele controle bestaat alleen op papier, en in iemands hoofd.
Termijnen per dossier die je niet meer zelf in de agenda zet, met een seintje ruim van tevoren voor wie het dossier doet en wie waarneemt.
Tijd schrijven schiet erbij in, en wat achteraf in bulk wordt geboekt, is nooit compleet.
Uren die je schrijft terwijl je werkt, per dossier, en een declaratie die daar vanzelf uit volgt.
Vragen komen per WhatsApp en telefoon, antwoorden gaan per mail, en de tijd die het kost wordt zelden geschreven.
Een portaal waarin de cliënt ziet wat er speelt en zelf stukken aanlevert.
De conflictcheck is een vraag over de gang, en het cliëntenonderzoek zit verspreid over mails en een map.
Een conflictcheck over alle dossiers en partijen, en het cliëntenonderzoek per cliënt op één plek.
Werken jullie met BaseNet, Urios of Legalsense, dan kijken we eerst wat daar goed gaat en bouwen we alleen wat ontbreekt. Stukken indienen gaat zoals nu, via Mijn Rechtspraak of Veilig Mailen.
Gedragsregel 3 vraagt passende maatregelen, en die zitten in het ontwerp: een verwerkersovereenkomst, en per rol vastgelegd wie wat ziet.
Daarom bewaakt het systeem termijnen dubbel, met waarneming als iemand er niet is. Dan staat het niet meer in één hoofd.
De code en de gegevens zijn van jullie, vastgelegd in de overeenkomst. Beheer door ons is per maand opzegbaar.
Ja. Bij een eenpitter zitten termijnen, uren en conflictcheck nu in het hoofd en in Outlook, en daar hoort een vangnet onder. Op een kantoor met twee tot acht advocaten moet iedereen dezelfde termijnen zien en is waarneming geregeld. In een sociale praktijk met toevoegingen en forfaits telt elke minuut die je niet kunt declareren.
Eén vaste prijs, afgesproken na het ontwerp. Die hangt af van wat we eerst bouwen: de termijnbewaking, of ook de uren en de declaratie. Pas na jullie akkoord bouwen we.
We komen langs en kijken mee hoe een dossier loopt, van intake tot declaratie. Daarna krijg je een kort verslag van wat we zouden bouwen, en wat eerst.
Vaste prijs, na akkoord op het ontwerp. Code en gegevens staan op jullie naam.
Zo verlopen die weken